Pé pisando em casca de banana

7 Erros no Excel que Fazem Você se Sentir um Bobo

Já ficou muito nervoso por causa de um erro simples no Excel? Pois aqui estão os 7 erros no Excel que fazem você se sentir um bobo e como resolvê-los.

Como você classificaria as suas habilidades em Excel e de sua equipe? Daria uma nota 7 ou 8? A verdade é que o conhecimento na ferramenta da Microsoft é provavelmente muito pior do que você e eles pensam! A maioria das pessoas pensa que, por utilizar o Excel todos os dias, elas devem ser boas no operação da ferramenta. O que é como dizer: “Dirijo meu carro todos os dias, portanto, minhas habilidades de condução são tão boas quanto um motorista de corrida!”. Sendo que você utiliza sempre a mesma estrada.

A realidade é que as universidades não capacitam os alunos para utilizar o Excel e muito, muito poucas empresas fornecem o treinamento do Excel para seus funcionários. Portanto, a maioria dos funcionários aprendem o Excel através da “Escola Google”. O resultado? Os funcionários são extremamente ineficazes e ineficientes no Excel, as pessoas mal conseguem arranhar a superfície das poderosas ferramentas e funções, e o pior de tudo é que ocorrem erros que podem não serem detectados por meses ou anos. Esses erros podem custar caro a uma empresa! Claro que utilizar vídeos e tutoriais que estão disponibilizados pela internet afora é válido, mas só isso não é o suficiente. Até porque existe muito conhecimento disponibilizado, mas as pessoas não sabem como estruturar seus estudos e focar no que é necessário.

Todos já ouviram falar de alterações acidentais de fórmulas e planilhas muito pesadas. Um clique pode acabar com a planilha. Mesmo os usuários avançados do Excel experimentam esses erros de tempos em tempos. Existem erros graves e existem erros pequenos que fazem você se sentir um bobo. Listo abaixo 7 erros simples, porém comuns e como evitá-los.

1 – Criar fórmulas com base em números e não em células – Este erro é estressante para quem utiliza a planilha. Utilizar números ao invés de referências pode comprometer todo o cálculo assim que um valor ou uma vírgula for alterada. É muito importante que seja utilizada a referência à célula. Por exemplo, =A2+A3 ao invés do valor que está na célula, como =10+15. Isso se deve ao fato de que estes números podem mudar e isso acontecendo, o resultado da fórmula só será alterado caso a referência esteja correta. Como pode ver na figura abaixo, os valores são iguais, mas se um dos valores foram alterados, só a primeira fórmula será atualizada.

 

 

2 – Não respeitar condições matemáticas em fórmulas ao utilizar parênteses – Erro cometido em relação aos parênteses está na criação de fórmulas no Excel. Assim como uma vírgula pode dar um sentido totalmente inverso a uma frase em Português, os parênteses colocados em lugares errados podem alterar totalmente o resultado de uma fórmula.
Veja o exemplo abaixo:

 

 

3 – Colocar 0 (zero) à esquerda e ele não ser exibido – Muito comum para quem deseja inserir, por exemplo, um CPF que inicia com o número 0 (zero). Tentando na célula que possui a formatação Geral, o Excel não irá exibir o 0 por padrão. Porém, temos algumas formas de exibir o 0 a esquerda :

  • Formatar como Texto;
  • Utilizar a Formatação Personalizada e inserir a quantidade de números à serem exibidos (no exemplo abaixo 11 0 porque é CPF);
  • Utilizar ‘ (aspas simples) antes do número, porém o número passará à formatação Texto.

 

 

4 – Dados como texto – Ao obter dados de relatórios, alguns podem vir como texto ou datas como números e não serem percebidos fazendo com que os valores não sejam somados calculados corretamente. Resolver é simples. Selecione os dados e formate da forma como desejar.

 

 

5 – Digitação de intervalos – É preciso atentar ao criar um função ou fórmula e digitar o intervalo. Neste caso, por exemplo, note que uma das funções diz que é para somar de A2 até A10 (utilizando : )e a outra diz que é para somar A2 e A10 (utilizando + ). Lembre-se que =soma(A2:A10) é diferente de =Soma(A2+A10)

 

 

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6 – Não informar que os intervalos nomeados (na Formatação de Tabela) possuem títulos – Ao criar intervalos nomeados (Formatar como Tabela), é possível que o usuário desmarque ou não marque a opção “Minha tabela possui cabeçalhos”. Neste caso é necessário refazer e marcar a opção.

 

 

7 – Referências circulares – Isto acontece quando a fórmula está tentando calculas a si mesma, ou seja, quando o resultado A depende do resultado B e o resultado B depende do resultado A. É importante perceber que, ao executar uma referência circular, o Excel exibe a imagem abaixo:

 

 

Aqui está um exemplo de referência circular. Note que a fórmula que está na célula E4 faz referência a E5 e a que está na E5 faz referência a E4:

 

 

Mas para identificar as referências circulares, vá até Fórmulas > Verificação de Erros > Referências Circulares e lá estarão listados as referências circulares da planilha.

 

 

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Posted in DesafioExcel365, Procedimento.

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