7 Excelentes Recursos do Excel para Aumentar sua Produtividade

O Excel é uma das ferramentas comerciais mais utilizadas no mundo e esse é um dos motivos para que qualquer profissional esteja sempre atualizado.

Nele existem vários complementos e ferramentas disponíveis para criar relatórios e dashboards. Apresento 7 deles para melhorar sua produtividade no local de trabalho e em projetos pessoais.

1 – Tabela dinâmica

A tabela dinâmica é uma das ferramentas mais poderosas e intimidadoras do Microsoft Excel. Poderosa porque ajuda você a resumir e dar sentido a grandes conjuntos de dados. intimidadora porque se você não conhece ela pode parecer complicada, mas não é.

A boa notícia é que aprender como criar uma tabela dinâmica no Excel é muito mais fácil do que você pode ter sido levado a acreditar. Diversos profissionais AINDA não conhecem tabela dinâmica e isso é um grande erro. O conhecimento nessa ferramenta pode fazer você economizar oras de trabalho e o melhor: com a certeza de ter feito corretamente. Isso porque a tabela dinâmica NÃO ERRA.

2 – Segmentação de dados

A segmentação de dados é um recurso que filtra as informações em tabelas ou tabelas dinâmicas. Isso, claro, influencia diretamente nos gráficos dinâmicos e nas informações. A grande diferença entre a segmentação de dados e filtros é a que a segmentação de dados é muito mais prática e pode criar “funis” de informações de forma muito mais prática. Além disso você pode definir para qualquer tabela/gráfico dinâmico a segmentação vai alterar.

3 – Formatação condicional

A Formatação Condicional tem duas características muito positivas:
– São fáceis de executar;
– Elevam as opções de layout e design de seu relatório ou dashboard para um outro nível.
Ele não só torna a sua planilha fantástica, como também permite compreender as informações e identificar sinais importantes rapidamente.
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Com a grande massa de informações que circulam pelas nossas telas durante todos os dias, é muito importante ter a opção de que, quando algo realmente importante, dentro ou fora de uma meta, algo que saiu da normalidade ou um resultado negativo, um sinal nos chame a atenção. Para isso é preciso formatar a planilha/relatório/dashboard para que esse sinal exista.

Um bom exemplo de formatação condicional está no painel de um carro. Nele existem vários indicadores de combustível, velocidade, óleo, temperatura… Mas todos eles só alarmam quando algo está errado. Eles foram formatados para emitirem sinais sonoros ou visuais quando o combustível está baixo, o carro esquentando, nível de óleo com problemas. E é possível efetuar formatações parecidas no Excel.

4 – Tabelas

Você pode converter uma lista de dados em uma tabela. As mesmas possuem uma série de recursos como filtros, classificação, segmentação de dados e outros que ajudam a organizar e visualizar seus dados. Além disso, a tabela é uma excelente fonte de dados para tabelas dinâmicas, porque após criar uma tabela dinâmica de uma tabela, não é mais necessário atualizar a tabela dinâmica quando novos dados forem inseridos.

5 – Transpor

Eu já vi uma pessoa chorar após descobrir essa funcionalidade do Excel e isso me marcou profundamente. Mas antes de contar essa história vou explicar como ela funciona. Com essa funcionalidade você pode copiar dados que estão na horizontal e colar na vertical ou vice-versa. No GIF abaixo mostro como ela funciona. E por que alguém já chorou por causa dela? Porque essa pessoa passou o fim de semana copiando dados da horizontal e colando na vertical manualmente. Essa pessoa era uma colega de trabalho e no café me contou que estava cansada porque tinha passado o final de semana fazendo isso e não tinha acabado ainda. Eu apresentei o Transpor e acho que o tempo perdido, a ausência na família ou deixar de ir à algum evento social fez com que essa pessoa se emocionasse. Isso me marcou muito e me mostrou a importância do conhecimento no nosso cotidiano.

6 – Opções de Cálculo

Quando você abre uma planilha com muitos linhas e várias funções, ela pode ficar lenta porque o Excel executa todos os cálculos assim que você executa qualquer função. A cada Enter ou nova fórmula, ele recalcula tudo e isso, dependendo do seu computador, pode deixar o seu arquivo lento. Indo na guia Fórmulas e Opções de Cálculo, você pode deixar os cálculos automáticos ou manual. Automático é o padrão de sempre calcular e manual vai fazer com que o Excel calcule somente na hora que você quiser. Para isso, basta pressionar F9 no teclado e todos os cálculos serão feitos.

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7 – Inserir função

A funcionalidade “Inserir função” lista todas as funções internas do Excel e o melhor, te ajuda a escrever qualquer uma delas te solicitando as informações que estão na sua planilha, como as células ou intervalos.

E estes são somente alguns exemplos de recursos simples que podem fazer você atingir um novo patamar em produtividade no Excel. Um profissional preparado e com conhecimento para criar relatórios, dashboards e planilhas eficazes rapidamente é capaz de se diferenciar dos demais e ampliar seus horizontes.

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