4 Razões Pelas Quais as Pessoas Usam Mal o Excel

Imagine um cenário em que uma empresa emprega alguém para trabalhar no chão de fábrica, mas não fornece nenhum treinamento sobre como usar suas máquinas.

O funcionário diz que usou “máquinas” antes, por isso diz saber o que está fazendo. Tudo normal e o o avanço do funcionário depende apenas que ele copie os outros e receba apontamentos, sugestões, dicas, bons e maus hábitos.

Não muito eficiente e provavelmente muito caro a longo prazo.

Por que vemos a equipe administrativa de maneira diferente? Raramente um treinamento em “ferramentas administrativas” ou Pacote Office é oferecido como padrão para todos. Apenas algumas empresas líderes fornecem treinamento contínuo e estruturado em Excel ou aplicativos Office para seus próprios funcionários.

Os empregadores, na maioria das vezes, preferem pensar que sua equipe é autodidata ou que sabe como fazer as coisas da melhor maneira.

Quando isso funciona?

Em primeiro lugar, vamos esclarecer o que significa usar “mal” o Excel:

– Fazer algo pelo caminho mais longo quando há uma alternativa mais rápida;
– Usar perigosamente o Excel (por exemplo, codificação em fórmulas, copiando e colando entre diferentes sessões do Excel);
– Criar as planilhas de maneira ruim deixando-as complicadas para, envolvendo muitas etapas manuais e difíceis de serem compreendidas por outra pessoa. Isso leva a um risco de erro muito alto;
– Usar o Excel de maneira inadequada, ou seja, usar o Excel quando realmente não deveria ser (superestimando a capacidade) ou não usar o Excel quando realmente deveria (subestimando a capacidade). Ambos levam a problemas.

Então, quais são as razões para isso e por que não melhoramos a maneira como fazemos as coisas?

1. Não tenho tempo para aprender

Todos nós podemos andar ou correr, mas precisamos reservar um tempo para aprender a dirigir, se quisermos chegar a lugares mais rapidamente.

2. Os ganhos seriam pequenos

Para pessoas que passam apenas uma hora por dia no Excel, eu concordo, mas para pessoas que passam mais de três horas por dia eu diria que os ganhos podem ser significativos.

Por exemplo:
– Pequenas dicas podem economizar horas de trabalho.
– Aprender técnicas e boas práticas pode evitar retrabalho ou erros.
– Desenvolver suas próprias planilhas que serão utilizadas semanalmente ou mensalmente pode economizar horas de trabalho desnecessário.

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3. “É apenas o Excel”

O Excel é o software mais subutilizado do mundo.
Quantas pessoas você que possui familiaridade com:
– Tabelas dinâmicas;
– Tabelas de dados;
– Gráficos dinâmicos com segmentação;
– Formatação condicional;
– Utilização dados externos.

Através da minha experiência vejo que poucas pessoas realmente conhecem estes e outros pontos que são incrivelmente úteis em muitas situações.

Como resultado, o Excel é freqüentemente usado de maneira ruim e, portanto, ganhou reputação de ser um software difícil, instável e até “perigoso”.

4. Estamos bem com o que temos

É comum vermos funcionários sentindo frustração e stress ​​com tarefas manuais, repetitivas e interações complicadas com dados de sistemas diferentes.
Esses problemas podem ser facilmente resolvidos com algumas funcionalidades simples do Excel.

Mesmo assim a maioria já possui a ideia de que “é assim mesmo” e não se preocupam em otimizar a rotina.

Então o que você deveria fazer?

1. Se alguém utilizar mais de 2 horas por dia usando o Excel, faça um treinamento.

Considere a criação de sessões trimestrais de compartilhamento de conhecimento dentro de sua equipe, lideradas por quem tiver mais experiência com o Excel.
Se você tem 3 ou mais pessoas que precisam de treinamento, faça um curso interno. Tudo o que você precisa é de uma sala adequada dentro da empresa que, com frequência, é muito mais barata do que enviar todos para um curso externo … além disso, você pode personalizar o curso para atender às suas necessidades específicas.

Se apenas uma pessoa precisar de treinamento, envie-a para um curso de treinamento externo (uma boa empresa de treinamento deve ser capaz de recomendar o curso mais adequado).

Você também pode querer considerar um treinamento online.

2. Se alguém usa o Excel mais de 4 horas por dia ou é um gerente ocupado, organize algumas sessões de treinamento individuais de cada vez, de acordo com sua programação.

Eles verão uma grande melhoria depois de apenas algumas sessões, à medida que aprenderem os atalhos, dicas e práticas recomendadas mais relevantes para eles.

3. Discuta suas principais planilhas e processos com um especialista em Excel.

Receba conselhos sobre como melhorias podem ser feitas consultando profissionais de sua confiança.

4. Analise a abordagem da sua organização às planilhas.

Uma análise externa da cultura de planilhas empresarias, muitas vezes revela alguns resultados surpreendentes, identifica os problemas subjacentes e ajuda a formular estratégias para o sucesso futuro.

Soluções

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