SEM MACRO – COMO UTILIZAR FORMATAÇÃO CONDICIONAL COM CAIXA DE LISTAGEM NO EXCEL

Imagine que você precisa fazer uma apresentação para a Diretoria, porém os diretores não querem visualizar em um gráfico, mas como tabela mesmo. O padrão é ficar organizado por valor e em ordem crescente. Mas durante a reunião eles querem que os Estados abordados na hora sejam destacados em verde para comparação e visualização de cada valor. Ou seja, você não poderá filtrar.

Resumindo, precisamos que exista uma formatação condicional para cada Estado quando este for solicitado e que ele seja destacado quando for necessário.

Neste caso podemos utilizar a Caixa de Listagem com Formatação Condicional.

Se quiser a planilha pronta pra utilizar, alterar ou acompanhar o procedimento, basta baixar inserindo o seu e-mail na caixa abaixo. Fazendo isso você irá receber e-mails nossos com mais dicas e informações sobre cursos. Caso não queira receber e-mails, basta clicar em “Baixar” sem inserir e-mail algum. Não praticamos SPAM.

Temos abaixo uma lista com de vendas em um relatório analítico.

Tabela com dados listados de forma analítica.

Para iniciar e e reunir o necessário para chegar a minha solução, vou criar uma aba, que vou chamar de “Estados”, e listar todos os Estados presentes no relatório. Também criei um espaço para vínculo de célula, outro espaço para verificar Estado e outro para limpar a formatação. O motivo desses espaços reservados serão mostrados durante a formatação da caixa listagem e seleção.

Voltando a aba “Vendas” eu vou inserir uma “Caixa de Listagem”. Para fazer isso vou até a Guia Desenvolvedor > Inserir > Caixa de Listagem.

Para inserir a Guia Desenvolvedor, é preciso ir até Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de Opções > no lado direito marcar a caixa Desenvolvedor e clicar em OK.

Formatar a Caixa de Listagem.

Clique com o botão direito na Caixa de Listagem e clique em Formatar Controle. A caixa abaixo será exibida.

No Intervalo de entrada, selecione os Estados da aba Estados e no vínculo da célula, clique na célula reservada para tal. No nosso exemplo, a célula E5 na aba Estados. Depois clique em OK.

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    Agora na Caixa de Listagem temos listados os Estados. Clique em qualquer um deles (para isso, primeiro clique em qualquer área da planilha para tirar a seleção e depois clique em um dos Estados) e vá até a aba Estados. Se você clicou no primeiro Estado (Bahia), na célula do Vínculo de Célula será exibido o número 1, se clicou no segundo Estado o número 2 e assim por diante.

    Na célula reservada para verificar o Estado, vamos utilizar a função PROCV para trazer os Estados conforme sua numeração. Ou seja, 1 é Bahia, 2 é Espírito Santo e 3 é Maranhão. No final teremos o resultado abaixo.

    Formatação Condicional

    Vamos formatar condicionalmente o relatório para que as linhas fiquem verdes quando os Estados forem selecionados.

    Selecione o intervalo com os dados e, na Página Inicial clique em Formatação Condicional > Nova Regra… > Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.

    Vamos dizer ao Excel que quando a coluna Estado for igual à célula “Verifica Estado” a linha inteira fica verde.

    Clique em “Formatar valores em que esta fórmula é verdadeira: > digite o “=” e selecione a coluna Estado. Pressione “;” e clique a célula G5 na aba “Estado”.

    Note que tanto a linha como a coluna da coluna Estado estão bloqueadas com o cifrão. Retire os cifrão das linhas. Depois vá até “Formatar” e em “Preenchimento” escolha a cor verde. Ficará da forma abaixo:

    Após confirmar teste clicando nos Estados. O meu deu certo. =))

    Mas precisamos limpar a formatação, ou seja, como fazer quando for solicitado que nenhum Estado fique com a cor verde?

    Limpando a Formatação Condicional

    Vamos inserir uma Caixa de Seleção clicando em Desenvolvedor > Caixa de Seleção.

    Clique em qualquer ao lado da Caixa de Listagem. Aparecerá algo como a caixa abaixo:

    Vamos formatar.

    Formatando a Caixa de Seleção.

    Clique com o botão direito na Caixa de Seleção > Formatar Controle.

    Clique em Vínculo da célula e na aba Estados clique na Célula I5 que está reservada para limpar a formatação. Em valor deixe marcado a opção “Não selecionado”.

    Clique em OK.

    Vamos fazer um teste. Clique na caixa de seleção e depois vá até a aba Estados. Notou que na célula I5 está a palavra Verdadeiro? Se você voltar e desmarcar a Caixa de Seleção, aparecerá a palavra Falso.

    Então vamos deixar a nossa planilha de uma forma que se você selecionar algum Estado na Caixa de Listagem, ele ficará com a linha verde na nossa tabela, mas se a Caixa de Seleção estiver marcada, a Formatação Condicional não irá funcionar. Vamos atualizar nossa função na célula G5 (Verifica Estado) para quando a palavra Verdadeiro aparecer na I5 a G5 fique em branco. Caso contrário execute o PROCV trazendo os Estados.

    A função ficará da forma abaixo. Note que o Verdadeiro não está entre aspas, porque, neste caso, é um valor:

    =SE(I5=VERDADEIRO;””;PROCV(E5;A5:B7;2;FALSO))

    Note que com a Caixa de Seleção ativada, a Formatação Condicional não funcionará. Se desmarcar, ela volta a funcionar perfeitamente.

    Agora é a perfumaria. Clicando com o botão direito e em Formatar Controles, você pode colocar linhas, deixar sombreado… para mudar o nome da Caixa de Seleção, editei na própria caixa clicando em cima do nome. Inseri o logo, um título e pronto. Ficou como no GIF abaixo:

    Pode ser feito de outra forma? Pode, claro! Por exemplo, pode colocar junto com o Estados a palavra “Limpar” e quando ela for escolhida, o valor do PROCV retorne ou algo diferente. Mas escolhi este por ter as duas caixas e eu achei mais bonito 😉

    Fique à vontade para sugerir novas formas de resolver este desafio.

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