Homem e mulher sentados à mesa e sorrindo

5 Maneiras de Fazer seus Relatórios em Excel Incrivelmente Populares e Eficientes

Muitos relatórios do Excel são um desperdício de tempo e dinheiro.

Aqui estão 5 maneiras de fazer seus relatórios em Excel incrivelmente populares e eficientes.

Os seus relatórios do Excel não são tão populares? Já criou relatórios, distribuiu e ninguém leu?

Já ficou sabendo daquele usuário que distribuiu um relatório do Excel com uma das páginas, acidentalmente, impressa três vezes seguidas e, mesmo assim, ninguém percebeu?

Se você respondeu que sim, saiba que, além de frustrante, é um problema sério para a sua empresa porque representa um desperdício de tempo e dinheiro (licenças de uso, controles dessas licenças, remuneração dos envolvidos e o custo do risco gerado por não haver acompanhamento dos dados que estão sendo gerados).

É importante ter em mente que tratar os dados de maneira inovadora e criativa para desvendar problemas e encontrar outras oportunidades para a empresa é a chave para que o usuário do Excel seja os olhos e os ouvidos dos gestores. Ou seja, é a pessoa que olha para o responsável e afirma com veemência: “Eu criei um novo relatório com as informações que você precisa!”.

Assim, é possível assumir a liderança, tornando seus relatórios de Excel visivelmente populares e úteis.

Neste post mostraremos como.

Lembre-se que é fundamental questionar o “por quê” das coisas para entender qual os objetivos do destinatário do relatório e quais informações ele precisa.

Vamos lá.

 

1. Questione os seus gerentes sobre quais relatórios querem e por quê.

Parece fácil, mas nem sempre é.

– Que dados estão disponíveis para os seus relatórios?

– Quais métodos estão disponíveis para análise e exibição esses dados?

– Quais relatórios do Excel são fáceis e quais são difíceis de criar?

Tais questionamentos acabam direcionando o foco para algum ponto pré-estabelecido.

Muitos gestores não tem certeza de quais relatórios querem receber em primeiro lugar. Assim, o melhor que podem fazer é dizer o que gostam quando visualizam.

Com esses pontos em mente, faça reuniões para falar sobre maneiras de implementar melhorias nos relatórios. Abaixo estão algumas sugestões para essas reuniões:

Comece dizendo que o seu objetivo é fornecer a melhor informação com o menor tempo de leitura possível. E depois…

  1. Mostre alguns dos seus relatórios atuais e pergunte quais áreas não foram lidas ou que pouco se lê e por quê. Em seguida, questione que áreas se costumam ler e por quê. Também pergunte quais mudanças seriam necessárias nestes relatórios e quais os motivos.
  2. Mostre exemplos de pequenas tabelas e gráficos, ou mesmo bons dashboards que você encontra através de uma pesquisa no Google (clique aqui para ver alguns exemplos) e pergunte que tipos de informações deveriam constar nos modelos de referência.
  3. Resuma as fontes de dados que você tem disponível e pergunte que tipos de informações deveriam ser vistas a partir dessas fontes.
  4. Peça para que se imagine não haver limites para a criação de relatórios e questione que tipo de informação constaria nesse cenário ideal e por quê.
  5. Tenha em mãos tudo o que foi conversado, obtenha feedback sobre esses exemplos e em seguida coloque em produção até que seus leitores peçam ainda mais mudanças.

2. Explicar não é documentar.

A maioria dos relatórios em Excel parecem com versões de planilhas que são distribuídas. Eles tendem a mostrar muitas páginas de dados, com colunas estreitas, números pequenos e diversas linhas.

Ninguém gosta e nem possui tempo disponível para analisar inúmeros dados até obter a resposta almejada. Ao entregar um relatório assim, parece dizer: “Nós não sabemos o que todos esses números significam. Então, aqui estão os dados e descubra por você mesmo!”

Não é função do seu gerente, gestor, superior, cliente, transformar uma infinidade de dados em informações úteis. Isso é SEU trabalho e todo bom usuário do Excel, ao construir um relatório, possui o objetivo de eliminar essa etapa e entregar o que foi feito da melhor maneira para que o usuário compreenda o que precisa rapidamente.

Uma das formas fáceis é utilizar gráficos e dashboards para traduzir rapidamente o que os dados mostram.

Clique aqui para ver um exemplo de dashboard que é muito útil e traduz dados para uma linguagem visual. Você também verá um vídeo onde ele funciona.

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3. Inclua pequenos gráficos com tendências e pequenas tabelas.

A maioria dos leitores gosta de ver as tendências em relatórios de desempenho. As tendências mostram a posição atual da empresa e como se chegou a esse estágio e, ainda, oferecem dicas sobre desempenho futuro.

Gráficos tornam as tendências fáceis de serem visualizadas.

Da mesma forma, pequenas tabelas podem mostrar dados de alguns pontos importantes para quem utilizará o relatório. Por exemplo, você pode usar pequenas tabelas para os top 10 de produtos mais vendidos ou clientes que mais compraram.

Não force os usuários a comparar mentalmente fatos de diferentes páginas de seus relatórios. Resuma-os em uma pequena tabela. Isto os deixará mais eficiente.

No entanto, não utilize fontes microscópicas, que minimizam ou até retiram a utilidade do relatório.

4. Sempre teste.

Quando você fornecer um relatório novo, esclareça que se trata de ambiente de teste, com informações que podem ser úteis. Quando o leitor der o feedback sobre este novo modelo, pergunte sobre os melhores tópicos e quais melhorias podem ser feitas.

Não é preciso dizer que o teste anterior à entrega ao leitor deve ser feita sempre, sem exceção. =)

5. Reduza o tempo e erro.

Este é o passo mais importante. Se você não pode reduzir o tempo que você leva para criar novos relatórios a cada período, você não terá tempo para trabalhar nas outras maneiras de melhorar o que produz. E eles continuarão representando uma despesa para a empresa e a agregar menos valor do que deveriam.

Além disso, se os erros são frequentes, quem confiará na sua produção? Não importa o quão interessante e atraente sejam os relatórios, os erros eliminarão a confiabilidade.

A melhor estratégia para reduzir o tempo de apresentação e os índices de erro é armazenar seus dados de origem em tabelas com fórmulas que resumam e chequem erros facilmente. Claro que podemos utilizar outros caminhos, como o Power Query, por exemplo, mas neste caso estou abordando algo mais simples.

Nosso curso presencial para Criação de Relatórios Inteligentes com Tabelas Dinâmicas (clique aqui) aborda técnicas diversas para a criação de ótimos relatórios que são atualizados automaticamente. Além disso utilizam dados externos e que podem ser alterados de forma diferente por cada usuário.

Em resumo…

O retorno rápido às sugestões dos leitores sobre seus relatórios beneficiará a todos, fornecendo às empresas a informação necessária, tornando-os uma fonte de acesso fácil para os dados e informações e ainda, fará de você a pessoa chave para as necessidades de informação porque dará uma melhor compreensão do que é preciso.

Grande abraço!

 

Curso Criando Relatórios Inteligentes com Tabelas Dinâmicas