8 Formas de Salvar seu Emprego Usando Tabelas Dinâmicas

Já tentou utilizar a tabela dinâmica alguma vez e não percebeu os ganhos? Se você utiliza o Excel regularmente é extremamente necessário que saiba utilizar essa ferramenta.

Abaixo mostro algumas razões para esta afirmação.

1 – Tabelas dinâmicas dão respostas

Basicamente as tabelas dinâmicas respondem a questões importantes. Por exemplo, suponha que você esteja trabalhando no setor de vendas de uma empresa que possui algumas equipes de venda, que vende diversos tipos de produtos como bolas, camisetas, bonés, etc. dentro de várias categorias como brinquedos, calçados, vestuários, produtos para pets etc., para várias cidades e estados. Imagine uma tabela como a abaixo:

Algumas perguntas podem ser feitas olhando os dados acima:

Quais são as categorias mais vendidas?
Quais 10 Estados que compram mais?
Quais equipes vendem mais?
Quem é meu melhor vendedor por ano?

Em cerca de 5 minutos, aqui estão as respostas que uma tabela dinâmica pode fornecer:

Quais são as categorias mais vendidas?

Quais 10 Estados que mais compram?

Quais equipes mais vendem?

Quem é meu melhor vendedor por ano?

Observe que o total de vendas (R$ 207.647,00) é o mesmo em todas as tabelas dinâmicas, exceto na dos 10 estados que mais compraram, pois estamos considerando somente os 10 primeiros Estados. Nas demais, todas as tabelas apresentam uma visão diferente dos mesmos dados, porém somando os mesmos números.

Para responder a perguntas rápidas sobre seus dados, no Excel não existe melhor ferramenta para isso que tabela dinâmica.

2 – Tabelas dinâmicas são rápidas

É possível criar os mesmos relatórios acima sem tabelas dinâmicas? Sim! Utilizando fórmulas é possível criar os mesmos relatórios manualmente. No entanto, vai demorar muito mais tempo.

Será preciso muito mais cálculos, possibilidades de erros e principalmente tempo. Já a tabela dinâmica pode ser feita com alguns cliques e de forma muito rápida.

3 – Tabelas dinâmicas não exigem fórmulas

Para construir uma tabela dinâmica, basicamente é preciso clicar, segurar e arrastar. Nada de fórmulas.

Para ilustrar como isso é poderoso, vou fazer algo difícil com nossa tabela dinâmica. Vou criar umas lista que informa a quantidade de vendas por valor:

Isso é legal, mas com uma visualização pouco amigável, porque há muitos dados. Note que não é possível visualizar a tabela inteira na tela.

Para deixar com uma visualização mais amigável, agrupei os valores em grupos de R$ 10. Dessa forma é possível verificar os resultados sem uma grande poluição:

Já pensou em como fazer isso através de fórmulas? Dependendo do seu conhecimento não será fácil e com certeza não será tão rápido quanto uma tabela dinâmica.

4 – Tabelas dinâmicas não cometem erros

Você já ficou estressado ou preocupado com a possibilidade de sua planilha conter erros? Talvez você tenha tido a amarga experiência de apresentar um relatório à sua gerência apenas para alguém encontrar um erro simples em uma de suas fórmulas e, dessa forma, todo seu trabalho ser colocado em dúvida.

Mas saiba que você não está sozinho. Esse tipo de erro acontece o tempo todo, até mesmo para os profissionais gabaritados como os de Harvard . Em 2013 este erro (clique aqui) quase “destruiu as economias do mundo ocidental”. Um erro COMETIDO NO EXCEL!!!

E qual a relação desse assunto com as tabelas dinâmicas? Tabelas dinâmicas não exigem que você escreva fórmulas, não há chance de errar uma. Seu único trabalho é garantir que os dados de origem estejam corretos. A tabela dinâmica cuida do resto.

Quando você trabalha com tabelas dinâmicas, o Excel lida com 100% dos cálculos e formatações. Quer esteja trabalhando com 100, 1.000 ou 100.000 linhas de dados, os resultados serão precisos.

5 – Tabelas dinâmicas possuem formatações prontas

Você provavelmente já percebeu que deixar as planilhas com uma boa formatação é complicado e demorado, além de necessitar de um bom “olhar”. Pode ser que seu gerente não tenha o mesmo “olhar” que o seu e peça uma nova formatação. Aí será necessário limpar e aplicar novas formatações.

Tabelas dinâmicas são diferentes. Toda a formatação aplicada é limpa, automática e rápida. Nem todas são bonitas, mas são rápidas e você pode formatar layouts novos.

Por exemplo, vamos examinar essa tabela dinâmica simples com formatação padrão.

Com alguns cliques, podemos transformar a tabela inteira em um relatório de nível profissional:

Ou deixá-la dessa forma:

Tudo isso com dois cliques para cada formatação.

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6 – Tabelas dinâmicas são uma ótima ferramenta para prototipagem

Às vezes você não sabe exatamente que informação precisa dos dados existentes. Uma tabela dinâmica permite que você faça experimentos rapidamente e teste diferentes layouts até encontrar o que precisa. Por esse motivo, a tabela dinâmica é uma ferramenta muito boa para prototipagem.

Por exemplo, imagine que é preciso visualizar as informações de total de vendas por equipes.

Decide colocar os anos de vendas para deixar um pouco mais detalhado:

Em seguida, percebe que se inserir os meses em linhas pode deixar o relatório mais detalhado e fornecer mais informações.

A tabelas dinâmicas ajudam você a entender quais dados você precisa coletar e como pode ser melhor apresentado sem grandes atrasos e com baixo custo.

7 – Tabelas dinâmicas podem analisar todos os tipos de dados, não apenas dados de vendas

Se você observar os exemplos de tabela dinâmica na Web (clique aqui), poderá pensar que a única coisa boa para uma tabela dinâmica são os dados de vendas. Não é verdade. Você pode usar uma tabela dinâmica para analisar qualquer tipo de dados tabulares.

Por exemplo, digamos que você acabou de obter uma lista de funcionários do RH e precisa criar uma divisão simples por departamento. Neste link (clique aqui) você verá um dashboard criado com tabelas dinâmicas e voltado para o RH. Abaixo temos um vídeo com o funcionamento desse dashboard e ele foi todo criado com tabelas dinâmicas.

 

 

8 – Tabelas dinâmicas são fáceis de atualizar

Os dados estão sempre mudando.

Ao contrário da maioria das outras ferramentas no Excel, as tabelas dinâmicas não são atualizadas automaticamente. Isso às vezes confunde novos usuários. Eles fazem uma alteração nos dados de origem, verificam a tabela dinâmica e… nada. Para atualizar uma tabela dinâmica, você precisa atualizar os dados. Depois de começar a trabalhar com  tabelas dinâmicas, você perceberá que a atualização dos dados é a melhor parte delas, porque é o momento em que o Excel faz MUITO trabalho para você. E a intenção é que o Excel trabalhe para você e não você trabalhar para o Excel.

Para ilustrar, voltemos ao exemplo do dashboard de RH mostrado no tópico 7 acima. Caso você compre esse material, receberá uma pasta de Excel com dados fictícios e precisa atualizar com os dados reais da sua empresa.

Para atualizar seu dashboard baseado em tabelas dinâmicas, você apaga os dados já existentes, cola ou digita dados novos nas colunas certas e atualiza. Nas tabelas dinâmicas que você construir, é preciso clicar em uma das tabelas e ir em Analisar > Atualizar. No caso desse dashboard eu criei um botão “Atualizar” que já faz essa ação.

Depois de configurar uma tabela dinâmica, você poderá atualizar os dados facilmente a qualquer momento. Todas as alterações nos dados serão refletidas na tabela dinâmica, sem qualquer trabalho de sua parte.

Curso

As empresas buscam sempre profissionais com este conhecimento e é possível que você cresça na empresa se souber utilizar esta ferramenta de forma correta. Se você quer ou precisa aprender a utilizar esta ferramenta rapidamente, sugerimos este curso (clique aqui) que ocorrerá em São Paulo e Campinas. Basicamente você conseguirá criar um relatório como este (clique aqui), além de aprender funções, técnicas de layout, onde inserir o gráfico mais importante, importância das cores entre outros assunto.

Será um curso com um número reduzido de alunos para a máxima absorção do conteúdo.

 

Resumo

Como um dos recursos mais poderosos e utilizados do Excel, a tabela dinâmica te ajuda a:

1. Responder perguntas-chave
2. Trabalhar incrivelmente rápido
3. Evitar erros
4. Criar relatórios excelentes
5. Testar relatórios
6. Lidar com mudanças rapidamente
7. MANTER SEU EMPREGO