Relatório em papel branco

Como Entregar o Melhor Relatório para seu Chefe

Seja de humanas ou de exatas melhore seu relatório com essas dicas.

Embora os relatórios que você entrega sejam estruturados,  tendo números como base, são as palavras em torno deles que dão ao seu público a capacidade de entender o que os números dizem.

Infelizmente, muitas vezes os analistas não enxergam a importância das palavras. Ao apresentar números, você deve escolher as palavras certas para incluir em seus relatórios. Aqui está o que precisa deixar seus relatórios melhores:

– Eles devem ser o mais preciso possível. O nível de precisão do seu relatório e a quantidade de dígitos que pretende apresentar nos seus números, depende de você..

– Por vezes você se depara entre adicionar precisão as palavras e tornar os relatórios limpos o suficiente para que seu público possa compreender rapidamente o que é importante.

– Como você organiza os textos – e, claro, os números correspondentes a esses textos – podem ter grande impacto na legibilidade de seus relatórios. Em outras palavras, às vezes é preciso tratar palavras como números.

PRECISÃO E EXATIDÃO

As palavras usadas poderão deixar seus relatórios claros ou confusos. O grupo de pessoas que receberá o material precisa estar confortável com os termos utilizados, seus significados e contexto. Algumas palavras possuem significados específicos, mas apenas tecnicamente, como em  organizações, profissões ou indústrias. Aqui estão alguns exemplos de escolhas de palavras:

  • Título – Receitas, reservas, vendas, coleções.
  • Recursos consumidos – Despesa, custo.
  • Linha inferior – Lucro bruto, lucro operacional, lucro líquido, ganhos, margens vs lucro.
  • Compromissos – planos, orçamento, agenda, quota.

Escolher as palavras certas pode significar a diferença entre os relatórios intuitivos, de entendimento imediato e aqueles que demandam mais tempo para entender – se entenderem realmente e não te chamarem para explicar.

PRECISÃO VS. APARÊNCIA

É preciso que o leitor enxergue rapidamente as legendas e títulos para entender a organização do relatório e em seguida, passar aos números.

A precisão é importante, mas se o texto utilizado foi muito extenso, isso pode quebrar o fluxo de leitura. Além disso, se você tiver que aumentar a largura das colunas ou as alturas das linhas para acomodar as legendas mais longas, poderá afetar a organização visual do relatório.

Digite seu e-mail abaixo, clique em Enviar e seja informado de todas as novidades!

Através do uso cuidadoso de atalhos, como siglas e abreviaturas, você pode preservar tanto a clareza como a aparência do seu relatório. No entanto, os atalhos podem ser usados tanto a seu favor como contra. Ou seja, o uso eficaz dos atalhos permite que você expresse o quer exibir, sem prejudicar seu layout. Ainda assim, acrônimos e abreviaturas mal escolhidos não adicionam nada à compreensão de seus relatórios e a taquigrafia inadequada pode facilmente tornar-se irritante. Por exemplo, um termo como o EBITDA (sigla em inglês para earnings before interest, taxes, depreciation and amortization, que traduzido literalmente para o português significa: “Lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização”) é significativo para alguns e um jargão sem sentido ou desnecessário para os outros.

TRATAR PALAVRAS COMO NÚMEROS

Ao apresentar números, a maneira como você exibe suas linhas deve parecer natural para seus leitores, então é preciso escolher palavras que tornem seus relatórios mais fáceis de ler. As pessoas classificam e ordenam números naturalmente, mas também classificam e ordenam palavras e conceitos de forma natural. Aqui estão alguns exemplos:

– Quando solicitado a falar sobre seus filhos, os pais de duas ou mais crianças quase sempre as listarão por ordem decrescente de idade.
– Quando solicitado a listar seus bens significativos, as pessoas normalmente farão em ordem decrescente de valor, mesmo que não tenham sido solicitados a indicar os valores.
– Quando solicitado a listar todos os Estados brasileiros, a maioria das pessoas visualiza  mapa do Brasil e começando em um canto e atravessando para o canto oposto do mapa. Poucas pessoas são capazes de nomear todos os Estados em ordem alfabética.

Para entender por quê é importante ordenar suas legendas adequadamente, vamos dar uma olhada em três versões do mesmo relatório, listando os principais doadores para uma instituição de caridade. A questão aqui é: qual destas três versões é a correta para apresentar?

Comparação entre Relatórios.

Comparação entre Relatórios.

Não há uma resposta certa a minha pergunta. A versão A seria a melhor escolha se o objetivo fosse exibir como a arrecadação havia progredido, ou seja, em ordem de doação. A versão B exibe os valores em ordem decrescente para informar os maiores doadores. A versão C exibe doadores em ordem alfabética, caso seja mais interessante encontrar o nome de alguém.

O PAPEL CERTO

Os números são a peça central de seus relatórios. As palavras só ajudam seus leitores a descobrir os números, mas eles devem ser nítidos, precisos e livres de dados desnecessários ou floreios.

Você gasta muito mais tempo coletando, organizando e inserindo os números, do que gasta ajustando as palavras ao redor das bordas da página para criar legendas. Mas a precisão e a apresentação das palavras e dos números são igualmente essenciais para relatórios eficazes. Pense nas palavras corretas e seu chefe se lembrará dos números.