Diariamente, os Gerentes e Analistas de Recursos Humanos têm inúmeros desafios em Gestão de RH.
Questionamentos como: quais cargos podem ser reduzidos? Qual setor precisa de mais pessoas? Quais funcionários apresentam rendimento maior ou menor na equipe (por empresa e por áreas)? Como controlar, sob diversos enfoques, as folhas de ponto ou cursos ministrados, entre outros, são exemplos de reflexões cotidianas em suas jornadas.
É sabido que vários sistemas foram construídos para este controle, porém, muitas vezes não são abertos e não atendem as necessidades pretendidas. Assim, pensou-se em alternativas para que as empresas possam customizar seus próprios sistemas de forma fácil e sem altos custos. Como? utilizando o Excel.
A vantagem do Excel é possibilidade de criação de dashboards e indicadores, a exemplo do arquivo disponibilizado abaixo:
Ao inserir alguns dados solicitados, são mostrados panoramas em uma tela em que se pode, principalmente, acompanhar e comparar diversos dados. Além de prática e intuitiva, a visualização é muito agradável e exibe claras comparações entre setores e o nível empresarial. Veja figura de exemplo abaixo:
Indicador de Recursos Humanos por departamentos.
Por vezes, o profissional imagina que já possui as ferramentas suficientes para o dia a dia, contudo, é comum surgirem obstáculos que acabam afetando a execução plena do trabalho, o tempo de entrega, o alcance da meta proposta, pelo simples fato de não ter sido efetuado algum cálculo, por exemplo, demorado e complexo por considerar uma infinidade de dados e informações, como anos de contratação, impostos, ou funcionários que comparecem aos treinamentos, divisão por setores, etc, exatamente porque a ferramenta certa, o Excel, não está à disposição. Isso demonstra que o conhecimento em Excel é imprescindível e auxilia na resolução de questões do setor com eficiência, o que pode levar o profissional até mesmo a alavancar sua carreira.
Abaixo, listamos alguns pontos e questionamentos frequentes relativos a planilhas e dashboards criados por meio do Excel.
Plano de Recrutamento e Seleção
Quais as fontes de recrutamento e seleção disponíveis? Quantas vagas existem? Quantas precisam ser preenchidas? Temos, internamente, alguém que possa ser encaminhado para esta vaga ou algum ex-colaborar que podemos recrutar novamente?
Calendário de Férias
Quantos colaboradores sairão de férias nos próximos meses? Quem está com férias vencidas? Quantas?
Controle de Ponto
Dias faltantes, horários de chegada e saída, tempo de almoço.
Plano de Carreira
Definir e executar planos de carreira para os colaboradores e acompanhar, com gráficos, tudo o que está acontecendo.
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Folha de Pagamento
Controle de folha de pagamento com relatórios sobre diferenças salariais, hora-extra, gestões com maiores e menores folhas.
Controle de Treinamentos
Quantos treinamentos serão feitos por mês? Quem serão os colaborados? Quais serão os treinamentos? Quantos serão realizados no mês que vem? Qual é o valor do treinamento por colaborador? E por área?
Controle de Absenteísmo
Qual é a média de absenteísmo por setor? E por funcionário no ano? Qual setor possui o maior índice e o menor?
Avaliação de Desempenho
Qual setor possui um desempenho melhor? Qual a variação de desempenho por áreas? Qual o colaborados com melhor ou pior desempenho e por que?
Todas essas perguntas, quando respondidas, podem demonstrar como é possível maximizar lucros, reduzir custos e melhorar seu desempenho e, consequentemente, o desempenho do setor de Recursos Humanos. Possibilita, também, que o processo de decisão seja mais eficiente e efetivo, focado em solucionar questões que realmente afetam o setor.